Intocmire Nomenclator Arhivistic

Primul pas în crearea și ordonarea arhivei proprii o constituie elaborarea Nomenclatorului Arhivistic. Și de altfel, fiind o centralizare a documentelor pe compartimente, probleme și termene de păstrare, reprezintă și cea mai mare bătaie de cap pentru că trebuie colectate toate aceste informații la nivel de companie. Dacă punem întrebarea corect, cine are timp să centralizeze toate aceste detalii, când ar trebui să vândă/să răspundă la solicitările clienților/a colegilor/a autorităților, etc.?

Evident, o companie specializată în arhivarea documentelor fizice și electronice are asta ca și activitate principală și vă poate oferi elaborarea Nomenclatorului Arhivistic, după evaluarea arhivei de documente. Însă nu este o sarcină foarte complicată, haideți să vedem cum se creează Nomenclatorul Arhivistic. Există un cadru legal de care trebuie ținut cont și anume, conform art. 8 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 şi art. 10-15 din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente. Nomenclatorul arhivistic este un instrument principal de lucru și înseamnă de fapt un tabel cu toate categoriile de documente create în decursul unui an, care trebuie grupate pe compartimente, conform organigramei companiei respective.

Gruparea documentelor pc baza nomenclatorului are o mare importanță nu numai în activitatea curentă ci şi pentru activităţile ulterioare, cum ar fi constituirea unităţilor arhivistice, inventarierea şi selecţionarea acestora sau retragerea unor documente din arhivă, etc. Pentru întocmirea nomenclatorului trebuie să se implice managementul companiei, iar un rol principal va avea departamentul care răspunde de arhivă. Managerul acestui departament va solicita de la toate celelalte departamente o propunere care să cuprindă toate categoriile de documente care sunt generate la nivelul fiecărui compartiment. Pe parcursul centralizării lor trebuie săs se țină cont și de termenele de păstrare, iar la stabilirea acestora trebuie avute în vedere prevederile Codului civil, Codului penal, Legii contenciosului administrativ. Legii contabilităţii nr. 82/1991 cu modificările şi completările ulterioare etc.

Nomenclatorul generat la nivel de companie trebuie aprobat de către managementul acesteia, iar mai apoi transmis la Arhivele Naționale sau la Serviciul Județean ale Arhivelor Naționale pentru avizare. După aprobare se poate trece la implementarea și utilizarea sa pentru consituirea fondului arhivistic. Totodată trebuie avut în vedere că art. 30 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, modificat şi completat prin Legea nr. 358/6 iunie 2002 specifică că neîntocmirea şi neaplicarea de către creatorii de documente a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii constituie contravenţie şi se sancţionează.