FAQ Reisswolf F.I.T

REISSWOLF f.i.t. este o arhivă de tip cloud, certificată si auditată, pentru gestionarea documentelor. Pe lângă încărcarea, salvarea, gestionarea și schimbul de date, puteți, de asemenea, să mapați procesele întregi de afaceri (de exemplu: aprobări de plată pentru facturi). Software-ul este bazat pe web și, prin urmare, poate fi utilizat imediat cu acces la Internet fără instalări suplimentare și poate fi utilizat oriunde.

REISSWOLF f.i.t. fiind un software web-based, îl puteți accesa prin unul dintre browserele web obișnuite, cum ar fi Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari sau Google Chrome. Din motive de securitate, trebuie doar să aveți o versiune curentă a browserului sau versiunea anterioară. Puteți utiliza și aplicația mobilă pentru smartphone. În plus, REISSWOLF f.i.t. poate fi accesat direct prin interfețe comune, cum ar fi WebDAV sau REST-API.

Nu trebuie să investești în hardware sau software suplimentar. Vă recomandăm să aveți doar un scaner de documente performant sau sa folosiți serviciile de scanare Reisswolf. Pentru licențiere oferim pachete tarifare diferite, pentru care trebuie plătită doar o taxă de bază lunară. Pachetele tarifare diferă numai în ceea ce privește capacitatea de stocare și numărul maxim de utilizatori. Suportul nostru și actualizările periodice sunt deja incluse în taxa lunară.

REISSWOLF f.i.t. este intuitiv și, în general, facil pentru oricine lucrează zilnic cu Microsoft Office. Din experiența noastră, efortul de pregătire pentru utilizatorul mediu este de maximum două ore. De asemenea, este ușor pentru utilizatorii alfabetizați IT să găsească răspunsurile de care au nevoie în manualul prezentat clar.

Utilizăm stocare redundantă de 6 ori pe serverele administrate de noi în centre de calcul din două locații diferite. Datele Dumneavoastră va aparțin doar Dumneavoastră și le protejăm întotdeauna în conformitate cu cele mai recente legislații privind protecția datelor.

Foarte sigur. Toate caracteristicile obișnuite de securitate sunt standard. Criptarea SSL vă asigură că datele dumneavoastră sunt transferate fără sa existe posibilitatea de spionare din partea nimănui. Există opțiunea de acces prin autentificare cu 2 factori (de exemplu: SMS TAN). Serverele sunt amplasate într-un centru computerizat certificat de înaltă securitate și sunt protejate de restricții de acces și firewall-uri foarte stricte. Și, desigur, există verificări și actualizări de securitate periodice. În plus față de numeroasele măsuri de securitate tehnică, suntem certificați ca producător al software-ului conform standardului ISO / IEC 27001: 2013.

REISSWOLF f.i.t oferă diferite opțiuni pentru importul documentelor. Documentele digitale pot fi transferate printr-un manager de fișiere, funcția drag & drop sau diverse interfețe. Documentele analogice pot fi arhivate direct în sistem prin scanare web sau dispozitive multifuncționale.

Pentru arhivarea documentelor direct în REISSWOLF f.i.t., aveți nevoie doar de un scaner compatibil TWAIN. Dispozitivele multifuncționale pot fi, de asemenea, integrate cu acesta. Sau puteți apela la serviciile de scanare oferite de Reisswolf in zona Dumneavoastră.

Toate formatele comune/uzuale de fișiere pot fi arhivate în REISSWOLF f.i.t.

Bineînțeles! REISSWOLF f.i.t. a fost special dezvoltat pentru sectorul IMM-urilor și poate fi folosit de oricine pentru gestionarea datelor, indiferent de sector. În funcție de cerințe, poate fi folosit la nivel de companie sau chiar în cadrul unor departamente specifice.

Prin organizarea și adaptarea individuală a fișierelor și a opțiunilor de autorizare, este extrem de potrivit pentru schimbul și editarea în comun a fișierelor sau documentelor cu parteneri sau clienți externi. În plus, REISSWOLF f.i.t. oferă posibilitatea de a partaja documente. Aceasta înseamnă că documentele pot fi puse la dispoziția tuturor fără a fi necesar să le creezi ca utilizatori în sistem. Desigur, documentele partajate pot fi furnizate cu parole, date de expirare și restricții de acces pentru a crește securitatea schimbului de documente.

Desigur. Aveți opțiunea de a aloca permisiuni individuale sau de a determina ghiduri de acces care vă permit să limitați accesul in sistemul în funcție de zi și locație. De exemplu, puteți defini un grup cu drepturi de acces, astfel încât sistemul să poată fi accesat doar în timpul orelor de serviciu și în spațiile din birou.

Auditarea înseamnă că REISSWOLF f.i.t. respectă cerințele Codului comercial german (secțiunile 239 și 257), Codul fiscal general german (secțiunile 146 și 147), principiile pentru păstrarea și stocarea ordonată a conturilor, înregistrărilor și documentelor în formă electronică, precum și pentru date. acces (GoBD) și alte dispoziții legale. Acest lucru înseamnă că fiecare document este arhivat în așa fel încât acesta nu poate fi schimbat, poate fi recuperat în orice moment, modificările sunt stocate separat și înregistrate, iar documentul nu poate fi distrus în timpul vieții programate. Totuși, securitatea auditului necesită măsuri organizatorice suplimentare care ar trebui să depindă de modul in care Dumneavoastră utilizați datele. Vom fi bucuroși să vă sfătuim în acest sens.

Există diferite opțiuni pentru organizarea și căutarea documentelor Dumneavoastră în REISSWOLF f.i.t. Pe lângă structura de folder tradițională și opțiunea de etichetare, există și o opțiune de căutare după conținut. Folosind recunoașterea optică a caracterelor (OCR), documente de hârtie scanate, fișiere PDF și imagini digitale pot fi căutate și găsite, permițând căutarea eficientă a textului chiar și in cazul unor cantități mari de date. Un vizualizator de documente integrat vă permite să vizualizați cele mai comune formate de fișiere direct în browserul dvs. Web. În plus, căutarea noastră detaliată oferă posibilitatea de a crea filtre de căutare mai complexe. De exemplu, acest lucru ar putea fi utilizat pentru a monitoriza perioadele de păstrare, documentele care sunt procesate și multe altele.

Sarcinile atașate fiecărui document și cererile de ștergere sunt disponibile încă de la început.

Cu ajutorul modulului nostru suplimentar „Workflow-Designer” aveți și posibilitatea de a simula procesele Dumneavoastră speciale de afaceri. În acest scop, REISSWOLF f.i.t. oferă o interfață de utilizator clară, în care puteți crea și edita fluxuri de lucru personalizate în conformitate cu un principiu modular. Pentru a urmări în permanență sarcinile zilnice și datele scadente, fiecare utilizator are la dispoziție o zonă de vizionare separată. O funcție suplimentară este posibilitatea de a iniția acțiuni automatizate (de exemplu, începerea unui flux de lucru, informații de e-mail etc.) atunci când documentele sunt stocate sau actualizate în folderele selectate.